Home ❱ Waarom je Excel (ooit) ontgroeit

Waarom je Excel (ooit) ontgroeit

Lange tijd ging alles lekker met Excel, maar ineens lijkt simpel werk meer tijd te kosten en gaan dingen fout. Wat is er veranderd?

door Jorrit Jorrit

Het korte antwoord: jullie bedrijf is veranderd. Het langere antwoord: jullie en je oude vriend, de Excel sheet, zijn uit elkaar gegroeid - je bereikte het plafond van wat je Excel redelijkerwijs mag vragen.

Maar eerst wil ik een lans breken voor de Excel sheet. Ik ben erg positief ingesteld en dit is een positief artikel. Dus hier de redenen waarom goede bedrijfsautomatisering zo vaak begint met Excel:

  • Flexibiliteit | sheets zijn flexibel en stellen je in staat om snel mee te bewegen met een veranderende werkwijze, vooral handig als je net start of hard groeit.

  • Vorm en inhoud | een sheet bevat vorm én inhoud van informatie en is daardoor heel geschikt om informatie in je bedrijf te laten circuleren en gaandeweg te verrijken.

  • Brede toolset | met een sheet kun je data opslaan, automatiseren met VBA macro's én rapporteren met draaitabellen en -grafieken. Dit maakt Excel een soort all-in automatiseringsoplossing.

De combinatie van deze eigenschappen maken Excel echt een perfecte tool voor elk startend of snel veranderend bedrijf. Verkeren jullie nog in één van deze fasen, dan is het zeer de moeite waard om nog even aan de sheet vast te houden.

Excel en het plafond

Zo, die veer die zit. Maar wat is dan het plafond dat jullie bereikt hebben? In ieder geval niet het maximaal aantal rijen in een werkblad, de maximale bestandsgrootte of het maximale aantal series voor een leesbare draaitabel. Dit zijn allemaal zaken die je kunt verhelpen of voorkomen.

Het zijn andere dingen waardoor Excel je op de lange termijn waarschijnlijk in de weg gaat zitten:

  • Niet geschikt voor hergebruik | informatie is verspreid over verschillende sheets en hergebruik vraagt om veel kopieer/plakwerk. Maar doordat sheets onderling verschillen (flexibel, weet je nog?) kan een project van een half jaar oud er heel anders uitzien dan een nieuw project.

  • Niet gestroomlijnd samenwerken | zodra de informatie in je bedrijf enigszins complex gaat samenhangen, dan komt er meer bij je automatisering kijken. Wil je specifieke gebruikers toegang geven tot bepaalde data? Geavanceerde relaties of restricties aanbrengen? Of een werkwijze afdwingen met een soepele workflow? Dit los je niet op met wat invuloefeningen en sheets uitwisselen via e-mail.

  • Geen centrale data | de 'portabiliteit' van Excel speelt dit in de kaart; elke sheet bevat delen van dezelfde data met klantgegevens, projectdetails of productinformatie. Het is vrijwel onmogelijk om eenzijdig informatie te wijzigen, laat staan te verwijderen. Informatie raakt onnodig gedupliceerd en verouderd.

  • Groot beveiligingsrisico | ook hier speelt de portabiliteit van Excel een grote rol. Wil je echt dat informatie over jullie klanten, producten en andere bedrijfsinformatie in onbeschermde bestanden verzeild raakt over je totale netwerk, lokale computers, mobiele telefoons en e-mail inboxen? Het is een kwestie van tijd totdat informatie langs deze weg, bewust of onbewust, de organisatie verlaat.

Wat betekent dit dan voor Excel en al die sheets die jij in je bedrijf gebruikt? Wat mij betreft kun je niet om de flexibiliteit, rekenkracht en brede toepassing van Excel heen. Maar het is slim als je dit in gedachten houdt:

  • Excel is perfect om je bedrijf mee te starten of groeien, om met een veranderd proces uit te vinden wat je nodig hebt aan automatisering. Het is eigenlijk een perfecte prototyping tool.

  • Als je proces wat vorm krijgt en je verwacht écht meters te gaan maken, is de kans groot dat je tegen beperkingen aanloopt. Het is goed om daar een plan voor te hebben.

  • Hoe je ook automatiseert, je zult Excel waarschijnlijk altijd blijven gebruiken; je bent gek als je het niet doet. Maar het liefst als uitvoertool, om mee te verzamelen, analyseren en rapporteren - en niet als basis van je automatisering.

Snel meer weten?

Beginnen jullie ook een beetje te worstelen met Excel? En ben je benieuwd of een maatwerk oplossing kan helpen? Lees dan ook de checklist: wanneer maatwerk.

Of lees deze cases van bedrijven die tegen de grenzen van Excel aanliepen en overstapten naar maatwerk: online bedrijfssoftware of online administratie.

Beschrijf hieronder je case en ontvang snel en vrijblijvend mijn hoog-over advies.

(optioneel)