HomeStrategie ❱ Waarom spreadsheets falen

5 Redenen waarom spreadsheets falen als basis van automatisering

Hoe handig ze ook zijn om mee te starten: iedere organisatie bereikt eens de werkbare grens van spreadsheets. In dit artikel meer over de oorzaken en het alternatief.

Maar eerst wil ik een lans breken voor de spreadsheet. Want niet voor niets begint succesvolle bedrijfsautomatisering zo vaak met Excel of Google Sheets.

Dat komt vooral door deze drie ijzersterke eigenschappen:

  • Flexibiliteit | sheets zijn flexibel en stellen u in staat om snel mee te bewegen met een veranderende werkwijze, vooral handig wanneer de organisatie net start of snel verandert.

  • Vorm en inhoud | een sheet bevat vorm én inhoud van informatie en is daardoor heel geschikt om informatie in uw organisatie te laten circuleren en gaandeweg te verrijken.

  • Brede toolset | met een sheet kunt u data opslaan, automatiseren met macro's én rapporteren met draaitabellen en -grafieken. Dit maakt spreadsheets een soort all-in automatiseringsoplossing.

De combinatie van deze kenmerken maken de spreadsheet een perfecte tool voor een snel veranderende omgeving. Verkeert uw organisatie in de startende of snelgroeiende fase, dan kan het zeer de moeite waard zijn om voorlopig aan de sheet vast te houden.

De grens van spreadsheets

Hoe komt het dan dat de grens van spreadsheets vroeg of laat bereikt zal worden? En wat is die grens eigenlijk?

In ieder geval niet het maximaal aantal rijen in een werkblad, de maximale bestandsgrootte of het maximale aantal series voor een leesbare draaitabel. Dat is allemaal te verhelpen of voorkomen.

Vijf kenmerken waardoor de spreadsheet tekort schiet als basis voor automatisering

1. Niet consistent
Informatie is verspreid over verschillende sheets en hergebruik vraagt om veel kopieer/plakwerk. Maar doordat sheets onderling verschillen (flexibel, weet u nog?) kan een project van een half jaar oud er heel anders uitzien dan een nieuw project.

2. Niet gestroomlijnd samenwerken
Zodra de informatie in een organisatie complex gaat samenhangen, dan komt er meer bij de automatisering kijken. Moeten specifieke gebruikers toegang krijgen tot bepaalde data? Gelden er geavanceerde relaties of restricties? Moet een werkwijze worden gestuurd met een specifieke workflow? Dit kan niet worden opgelost op met wat invuloefeningen en sheets uitwisselen via e-mail, daar wordt het alleen maar ingewikkelder en foutgevoeliger van.

3. Geen centrale data
D
e 'portabiliteit' van spreadsheets speelt dit in de kaart; elke sheet bevat delen van dezelfde data met klantgegevens, projectdetails of productinformatie. Het is vrijwel onmogelijk om eenzijdig informatie te wijzigen, laat staan te verwijderen. Informatie raakt onnodig gedupliceerd en verouderd. Dit leidt tot onduidelijkheid door verschillende versies van "de waarheid" en fouten door het gebruik van verouderde informatie.

4. Geen interactie en communicatie
Klanten en partners willen weten wat er speelt. Ze verwachten een melding te krijgen bij belangrijke gebeurtenissen, zoals de statuswijziging van een project of het bereiken van een kritieke grenswaarde. Vanuit een spreadsheet is dit onmogelijk, tenzij programmeerwerk wordt ingebouwd of de meldingen handmatig worden verstuurd. Dit is vragen om problemen.

5. Beveiligingsrisico's
Ook hier speelt de portabiliteit van spreadsheets een belangrijke rol. Mag informatie over klanten, producten en andere bedrijfsinformatie werkelijk in onbeschermde bestanden verzeild raken over het netwerk, lokale computers, mobiele telefoons en e-mail inboxen? Een spreadsheet in een inbox, op een laptop of telefoon kan niet meer worden 'teruggehaald'. Het is een kwestie van tijd totdat informatie langs deze weg, bewust of onbewust, de organisatie verlaat.

Hoe wapenen?

Wat betekent dit dan voor al die spreadsheets binnen uw organisatie? Het betekent zeker niet dat ze overboord moeten. Wat mij betreft kunt u niet om de flexibiliteit, rekenkracht en brede toepassing van spreadsheets heen:

  • De spreadsheet is perfect om processen mee te starten of groeien, om met een veranderd proces uit te vinden wat nodig is aan automatisering. Het is eigenlijk een perfecte prototyping tool.

  • Los van alle automatiseringsinspanningen, er zullen waarschijnlijk altijd spreadsheets gebruikt worden. Maar het liefst als uitvoertool, om mee te verzamelen, analyseren en rapporteren - en niet als basis van de automatisering.

Bepaal het grootste knelpunt

Iedere organisatie is anders en ieder automatiseringsvraagstuk ook. Daarom is het goed om vast te stellen welk(e) knelpunt(en) het sterkst gelden. Benader dit vanuit het werk dat eronder te lijden heeft:

  • Wat kost ons de meeste tijd?
  • Wanneer worden de meeste fouten gemaakt?
  • Welk werk is het minst schaalbaar (vertraagt bij toename van klanten/medewerkers)?

Afhankelijk hiervan kan gericht de ideale situatie worden geschetst: een proces zonder tijdverlies of fouten, of zeer goed schaalbaar. Dit zijn concrete doelstellingen waarmee een oplossing kan worden gezocht, of dat nu een standaardoplossing, maatwerk of een integratie zal zijn.

Auteur(s): Jorrit Venema

Plan nu een strategiegesprek 

of download de handleiding "Een succesvol software project"

VAART software Kanaalweg 18G 3526KL Utrecht KvK 30187211

Home 

Contact 

Privacyverklaring