5 signalen dat je onderneming Excel ontgroeid is

Excel is een flexibele tool en geschikt om je bedrijfsvoering mee te starten. Maar de typische beperkingen van het werken met sheets kunnen steeds sterker gaan tegenwerken, zonder dat je het doorhebt. Met, uiteindelijk, potentieel rampzalige gevolgen.

Herken je twee of meer van onderstaande signalen? Dan loop je kans te eindigen zoals de man op de stockfoto (baard en bril optioneel)...

Deze man herkent 5/5 signalen

1. Een muisarm van rapportjes maken

Je ziet iemand puffend en steunend elke dag rapportjes opstellen.

Deze persoon verdient respect, schouderklopjes, koffie en vrijstelling van harde geluiden.

Want het is een kwestie van tijd: als je elke dag draaitabellen of -grafieken vanuit Excel moet exporteren en plakken in een ander document, dan draai je een keer door.

Hoe mooi zou het zijn als, zodra er nieuwe cijfers binnenkomen, bijgewerkte rapportages automatisch werden samengesteld en afgeleverd bij de juiste personen?

2. Vragen om een update

Hoor -of stel- je regelmatig de vraag "kun je die sheet nog even updaten"?

Dit kan twee dingen betekenen:

  1. Jullie werken met lokale bestanden die je uitwisselt via e-mail of een netwerkschijf. Overstappen naar Office 365 kan je een stapje vooruit helpen.
  2. Jullie werken cijfers handmatig bij, waar dat ook automatisch zou kunnen. Een koppeling met een API neemt werk uit handen en voorkomt fouten.

3. Werken met oude cijfers

Die prijzen waren toch bijgesteld? Toch hebben we die klant gisteren een te lage prijs geoffreerd. Er werd met een oude sheet gewerkt.

De aanleiding heeft veel overeenkomsten met 2. Zodra je begint met handmatig vullen en uitwisselen van data in sheets, dan zijn er vroeg of laat meerdere versies van een dataset in gebruik.

Op zijn minst inefficiënt, maar potentieel rampzalig.

4. Haal je dat nog even weg?

Een klant zit te wachten op gegevens, maar mag natuurlijk niet de hele sheet ontvangen. Eerst moeten de kolommen en velden die ze niet mogen zien, eruit worden gehaald.

Oh, als je dat maar niet een keer vergeet op een hectische vrijdag...

Als je veel gegevens deelt met personen buiten je bedrijf, dan kan het handig zijn om eenmalig, op data- en gebruikersniveau, toegangsrechten in te stellen.

Misschien wil je er zelfs wel voor zorgen dat je leveranciers bepaalde gegevens mogen wijzigen, en klanten alleen mogen kijken?

Gezien vanuit beveiliging en nieuwe privacywetgeving en afhankelijk van de aard van de gegevens, is "handig" misschien wel een understatement: "noodzakelijk" dekt de lading mogelijk beter.

5. In de knoop met kruis-verwijzingen

Je wil een rapportage uitdraaien over relaties in je data, maar die relaties blijken niet te bestaan. Terwijl je wéét dat deze informatie gewoon binnen je bedrijf aanwezig is!

Je loopt hier tegen de grenzen aan van een 'platte' dataset. Voor het invoeren, zoeken en opmaken van platte data is Excel geweldig. Maar zodra je relaties wilt aanbrengen, wordt het lastig. 

Het zou mooi zijn als unieke gegevens in één bron konden staan en als alle verschillende databronnen naar elkaar zouden verwijzen. Een relationele database neemt dit volledig uit handen.

Een online database starten?

Heb je herkenbare signalen gezien? Wij helpen je graag om te ontdekken of een online database geschikt is voor jouw bedrijf.

Bekijk de voordelen

Is jouw onderneming Excel ontgroeid?

De voor- en nadelen van ons webapplicatie platform

Contact

  • Kanaalweg 18-G
  • 3526KL Utrecht
  • BTW: NL.108886888.B01
  • KvK: 30187211